Outlookの特徴とメールアドレスの作成方法！便利な機能も紹介

Outlookは、Microsoft社が提供しているフリーメールサービスです。

仕事に役立つ多くの機能が備わっているため、ビジネス用のメールアドレスとしても役立ちます。

今回はOutlookの特徴と便利な機能、メールアドレスを作成する方法についてまとめました。

この記事でわかること

Outlookの4つの特徴
Outlookのメールアドレスを作成する方法
Outlookで使える便利な機能

Outlookのメールアドレス作成を考えている人、特徴や機能について知りたい人はぜひ参考にしてください。

フリーメールサービスOutlookの特徴をわかりやすく解説

フリーメールサービスのOutlookには、主に以下4つの特徴があります。

4つの機能が1つに集約されている
さまざまなツールと連携できる
無料で15GBの大容量を使える
セキュリティ対策が強固

Outlookには、Web版とアプリ版の2種類があります。

Web版はインターネットが接続できる環境（フリーWi-FiでもOK）であれば、メールソフトなしでスマートフォンやタブレットから利用が可能です。

さらに機能を充実させたい人には、Microsoft 365という月額払い制のサービスも用意されています。

それでは、Outlookの特徴について1つずつ解説していきましょう。

メールや予定表など4つの機能が1つに集約されている

Outlookは以下の4つの機能が1つに集約されているため、効率良くメールや予定を管理できます。

メール
予定表
連絡先
ToDoリスト

予定表に登録した項目は色付けや通知が可能なため、忘れるのを防げます。

予定表には、以下のような機能もあります。

複数の予定表を同時に表示する
グループスケジュールの作成
会議の予定を立てる
予定表をメールで送信するなど

参照元：予定表の概要

複数の予定表を同時に表示できるため、仕事とプライベートのスケジュールをいっしょに管理できます。

個人だけでなくグループ全体の予定表も作成が可能で、部署内のメンバーの予定を把握するのに便利です。

予定表の中には会議の開催に役立つ機能もあり、メールで会議の出席依頼を作成して送信できます。

出席依頼のメールを受信した人は1クリックで会議の承認や仮承諾、辞退を行えます。

予定表は、他のユーザーにメールで送信が可能です。

表示専用の予定表を作成し、共有される情報を制御できます。

続いて、機能が充実しているOutlookの利便性をさらに高める特徴を紹介します。

Teamsなどのビジネスで役立つツールと連携できる

OutlookはTeamsなどビジネスで役立つツールと連携し、メール画面から直接作業を開始できます。

連携できるツールの具体例は、以下のとおりです。

Teams
Skype
PowerPoint
Word
Excel

例えばOutlookからTeamsへのメールを共有したり、予定表を同期したりできます。

他にも受信箱からSkypeで通話し、やりとりしながらファイルの共同編集が可能です。

普段から上記のツールを利用している人はいくつもアプリを開く手間が省けるため、効率的に作業を進められます。

メールアドレスには機能性だけでなく容量も必要ですが、Outlookは十分な容量を備えています。

15GBの大容量を無料で使える

Outlookは15GBの大容量を無料で使えるため、メールの件数が多い人やファイルを添付する機会が多い人にも向いています。

無料でありながら容量が大きく、メールをこまめに消す必要がありません。

キャリアメールはOutlookよりも容量が小さく、最大で1GB程度です。

ただし容量にはメール以外に添付ファイルや予定表、連絡先なども含まれます。

参照元：Microsoft ストレージ

メール以外で多くの容量を使うと、保存できるメールの件数が少なくなる場合があります。

Microsoftのアカウントを持っている人は、OneDriveでクラウドストレージの利用が可能です。

無料で5GBまで利用できるため、容量の大きいファイルを添付する場合は活用しましょう。

ビジネスメールのやりとりには、社内のみの情報や機密事項が含まれている場合もあります。

そのため、安全に使用するためのセキュリティ対策が大切です。

フィルター機能やメールの暗号化などセキュリティ対策が強固

Outlookはメールのフィルター機能やスパム対策などセキュリティ対策が強固なため、機密情報を扱うビジネスでも利用できます。

迷惑メールのフィルター機能で設定できる保護レベルは、以下のとおりです。

保護レベル	内容
自動処理なし	迷惑メールのフィルター機能が自動適用されない
低	迷惑メールの数が少ない、または明らかな迷惑メールのみに適用する場合に選択
高	迷惑メールは多いが、リストに記載されている送信者からのメールは制限しない場合に選択
安全なListsのみ	リストに記載されている送信者以外からのメールは迷惑メールに分類される

参照元：保護レベルの変更

他にも受信したメールを迷惑メールフォルダーに移動するのではなく、削除するように設定できます。

特定の送信者からのメールを受信したくない場合は、受信拒否リストにドメインを追加すると迷惑メールフォルダーに直接振り分けが可能です。

保護したいメールは添付ファイルも含めて暗号化できるため、秘密キーを持つ受信者のみがメールを解読できます。

続いて、実際にOutlookのメールアドレスを作る方法を紹介します。

Outlookのメールアドレスを作成する方法を解説

Outlookのメールアドレスを作成するためには、Microsoftのアカウントが必要です。

Microsoftのアカウントは、以下の手順で作成できます。

Microsoft Outlookのページで無料アカウント作成をクリックする
希望するメールアドレスを入力してドメイン名を選択する
パスワードを作成する
氏名と生年月日を入力する

入力する項目が少なく、電話番号の入力なしでアカウントの作成が可能です。

Microsoftが以前提供していたHotmailを使用していた人は情報を引き継ぎ、既存のアドレスを使用できます。

ドメイン名は、以下の3種類から選択します。

＠outlook.com
＠outlook.jp
＠hotmail.com

Microsoftのアカウントとパスワードでサインインすると、メールを使い始められます。

Outlookのメールにはさまざまな機能が備わっているため、ここからは便利な機能について解説していきます。

Outlookで使える便利な機能4つを詳しく紹介

Outlookは、以下のような便利な機能を無料で使用できます。

タスク管理ができる
OneDriveでファイルの共有や保存ができる
メールをグループに一斉送信できる
署名を作成やメールへの自動挿入ができる

Outlookは、1つのアカウントで複数のメールアドレス作成が可能です。

エイリアスという機能で予備のメールアドレスを作成し、メインのメールアドレスと同じ受信箱で確認できます。

参照元：エイリアスの追加または削除

パスワードはすべてのメールアドレスで同じため、どのアドレスからもOutlookにサインインできます。

通販サイトやメールマガジンなどは予備のメールアドレスを登録すると、迷惑メール対策に効果的です。

ここからは、メールアドレスの使い分けも可能なOutlookの便利な機能について紹介します。

メールとタスクの管理が同時にできる

Outlookはメールとタスク管理が同時にできるため、業務やスケジュールの調整に役立ちます。

タスク管理として可能な機能は、以下のとおりです。

タスクの入力
タスクリストの表示
人へのタスクの依頼
タスクの削除

タスクは、メール画面下部にあるタスクアイコンから入力や表示ができます。

マイタスクにあるリストの表示は、タスクとToDo バーのタスクリストの2種類です。

タスクは自分が登録したタスクのみ、ToDo バーのタスクリストには登録したタスクとフラグを立てたメールが表示されます。

参照元：タスクとToDoリストの作成

チームで仕事を進めていて他のメンバーに依頼したい場合は、メールでタスクの依頼を送信できます。

毎週や毎月など一定の間隔で繰り返されるタスクがある場合は、定期的なアイテムの登録機能が便利です。

登録方法はタスクのタブから定期的なアイテムを選択し、周期や期間を設定します。

Outlookは機能性が充実していますが、アカウントの作成により追加でクラウドストレージサービスを利用できます。

OneDriveを使ってファイルの共有や保存ができる

Microsoftのアカウントを作成すると、OneDriveを使ってファイルの共有や保存ができます。

OneDriveは、Microsoftが提供するクラウドストレージサービスです。

書類や写真などのファイルをインターネット上に保存し、Microsoft Officeのアプリを使用して共同編集ができます。

1つのファイルを同時に編集できるため、複数人で同じファイルを共有する際に役立ちます。

メールに添付して送信する必要がないため、容量が大きいファイルを扱う際に便利です。

ファイルのバックアップにもなり、スマートフォンやタブレットからもアクセスできます。

容量は無料版が5GB、有料プランに加入している人はプランに応じて最大1TBまでです。

参照元：OneDrive

ファイルを共有するだけでなく、複数の人に同じ内容のメールを送りたい場合は一斉送信できる機能もあります。

事前にグループを作成すると簡単にメールの一斉送信ができる

複数の人にメールを送る場合は事前に連絡先グループを作成しておくと、簡単に一斉送信ができます。

毎回個別の連絡先を入力する必要がなくなり、手作業による送信漏れを防げます。

グループの作成は部署内やプロジェクトメンバーなど、毎回決まった複数の相手とメールをやりとりする際に便利です。

利用環境によって多少異なりますが、連絡先グループを作成する手順は以下になります。

連絡先からホーム、新しい連絡先グループの順番にクリックする
連絡先グループの名前欄にグループ名を入力する
メンバーの追加からグループに入れたい人を登録する

Ctrl キーを押しながら連絡先を選択すると、一度に複数の連絡先をメンバーに登録できます。

メンバーに追加できる連絡先は、以下の3種類です。

Outlookの連絡先
アドレス帳
電子メールの新しい連絡先

参照元：連絡先グループの作成

宛先への連絡先グループ名の入力により、登録されたメンバーにメールが一斉送信されます。

グループ送信は、毎回決まったメンバーにメールを送る機会が多いビジネスで役立ちます。

ビジネスメールを送る際、メールの最後に署名を書く人も多いでしょう。

続いて、署名に関する機能について紹介します。

署名を作成したりメールに自動挿入したりできる

Outlookは署名を作成したりメールに自動挿入したりできるため、ビジネスメールに役立ちます。

ビジネスメールにおける署名は差出人の連絡先を相手に伝え、名刺と同じような役割を果たします。

以下は、ビジネスメールの署名に記載する内容の具体例です。

会社名
部署名
役職名
メールアドレス
電話番号など

署名により、相手先との円滑なコミュニケーションにつながります。

参照元：電子メール署名の作成

複数の署名を作成できるため、社内用と社外用など用途に合わせて作成できます。

自動挿入は新しいメッセージや返信、転送を行うメールに署名が自動で入力される機能です。

事前に設定しておくと、メールごとに署名を入れる手間が省けます。

ビジネスメールは毎回署名を入れる人も多いため、署名に関する機能を活用すると効率よくメールのやりとりができるでしょう。

Outlookはメールに加えてさまざまな機能が集約されている

Outlookはメールに加えて予定表やToDoリストなどさまざまな機能が集約されているため、メールとスケジュールを同時に管理できます。

さらにTeamsやSkypeなど、ビジネスで役立つツールと連携が可能です。

メールの画面からツールを直接開いて作業を開始できるため、いくつもアプリを開く手間が省けて効率化を図れます。

他にも15GBの容量やセキュリティ対策など、ユーザーにとって利点のあるサービスを提供しています。